Hélio Engholm Jr

Especializado em Engenharia de Software

Project Charter ou Termo de Abertura do Projeto

O Project Charter ou termo de abertura do projeto é o documento que autoriza formalmente o projeto. Ele concede ao gerente a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

  • requisitos que satisfazem as necessidades do cliente.
  • objectivos do projeto (que devem ser SMART)
  • propósito ou justificação do projeto.
  • stakeholders do projeto e os seus papéis e responsabilidades
  • expectivas dos stakeholders
  • identificação do gestor do projeto. e nível de autoridade do gerente.
  • cronograma macro dos marcos do projeto.
  • premissas, ou pressupostos, organizacionais (factores considerados verdadeiros, reais ou certos).
  • restrições organizacionais (factores que limitam as opções da equipa).
  • investimento (orçamento preliminar).
  • contrangimentos e riscos
  • descrição do sub-produto(s) identificados
  • milestones identificadas

Permite assim responder a questões como:

  • O que deve ser feito para atingir o objectivo do projeto?
  • Como deve ser feito?
  • Quem o vai fazer?
  • Quando deve ser feito?

Quando usar um Project Charter?

Sempre que se começa um novo projeto, é durante a fase de iniciação que o Project Charter deve ser definido. Este documento permite definir mais claramente os objectivos do projeto e quais as suas fronteiras, define o âmbito do projeto bem como o produto final.

Extraido da Wikipédia

Exemplo de Termo de Abertura

TERMO DE ABERTURA

PROJECT CHARTER*

EXEMPLO PREENCHIDO – APENAS PARA REFERÊNCIA

Preparado por   Versão
Aprovado por    

 

  1. TITULO DO PROJETO E DESCRIÇÃO (O QUE É O PROJETO?)Melhoria do Sistema de Pedidos do Cliente – Nos últimos 3 (três) meses, o nosso departamento de garantia da qualidade descobriu que muitos pedidos dos nossos clientes demoram para serem liberados pela expedição, aproximadamente 6 vezes mais que os nossos concorrentes.  Enquanto o pedido nos nossos concorrentes leva 10 minutos para sair da mesa do vendedor e ser entregue aos clientes, os nossos demoram uma hora.  A proposta deste projeto é identificar as razões para esse problema e propor uma solução. 
  2. GERENTE DE PROJETOS DESIGNADO E NÍVEL DE AUTORIDADE( PARA QUEM É DADA A AUTORIDADE PARA LIDERAR O PROJETO E ELE PODE DETERMINAR O ORÇAMENTO, CRONOGRAMA, ASSESSORES ETC.?)João Carlos Azevedo será o gerente do projeto e tem autoridade para selecionar o seu pessoal e determinar o orçamento para este projeto. 
  3. MOTIVAÇÃO (JUSTIFIQUE A NECESSIDADE DE SE FAZER ESTE PROJETO )Este projeto está sendo conduzido a fim de prevenir um possível efeito negativo na satisfação do cliente.  Esperamos que uma melhoria no processo de pedido do cliente aumente a lucratividade e eficiência da empresa, pois teremos uma diminuição no tempo perdido atendendo a reclamações.
  4. OBJETIVOS DO PROJETO (INCLUA MENSURÁVEIS)O objetivo deste projeto é melhorar a satisfação do cliente ao reduzir o tempo de realização dos pedidos em 10% em relação ao tempo atual, dentro de um orçamento de R$20.000,00 e com um prazo de conclusão de até 30 de outubro de 2010.
  5. ENTREGAS PRINCIPAIS DO PROJETO (QUAIS AS ATIVIDADES PRINCIPAIS QUE SERÃO REALIZADAS)
  • Avaliação detalhada da situação atual
  • Entrevistas com colaboradores e clientes
  • Relatório com recomendações de soluções para o problema.
  1. RECURSOS PRÉ-ALOCADOS (QUANTOS OU QUAIS RECURSOS SERÃO FORNECIDOS)O departamento de marketing estará disponibilizando dois gerentes de produto e o de TI, dois analistas de sistemas.
  2. STAKEHOLDERS/PARTES INTERESSADAS (QUEM INFLUENCIARÁ OU SERÁ INFLUENCIADO PELO PROJETO?)Os stakeholders incluem Jorge Machado – Controle de Qualidade, Rosa Marcondes – Serviço de Suporte ao Cliente e Joana Silva – Marketing. Esses recursos estarão disponíveis para auxiliar o projeto no que for necessário e solicitado pelo Gerente de Projetos.
  3. REQUISITOS CONHECIDOS DOS STAKEHOLDERS (REQUISITOS RELACIONADOS AO PROJETO E PRODUTO)O relatório de recomendações deverá seguir o modelo/template conforme diretrizes do PMO, incluindo informações detalhadas relativas a custo em formato de planilha Excel e cronograma em MS Project. Uma cópia eletrônica do relatório final deverá ficar disponível no servidor DOCS do departamento de TI.
  4. PREMISSAS/RESTRIÇÕES BÁSICAS (PONTOS DE PARTIDA)O orçamento para o projeto já está aprovado pela Diretoria. Os departamentos de marketing e TI darão apoio ao projeto até a conclusão do mesmo. Necessidades conflitantes com relação aos recursos do projeto e prioridades entre este e outros projetos serão resolvidas pelo PMO. Este projeto deve ser aprovado até 20 de janeiro deste ano.
  5. RISCOS INICIAIS (AMEAÇAS EVIDENTES AO PROJETO)- Devido a pouca experiência nessa área, a implementação de uma solução adequada pode causar mais frustração e mais atrasos junto aos clientes.- Como o problema está afetando negativamente os clientes, um atraso no projeto poderia gerar perdas adicionais à empresa. 

     

     

APROVAÇÕES

     

 

 

 




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